[Microsoft 365]OneDrive 삭제 & 보존 정책 이해하기

☁️ OneDrive 삭제 & 보존: 데이터 수명 주기 알아보기

클라우드 상의 파일도 영원하지 않아요.
사용자가 삭제되거나 파일이 제거되면, OneDrive for Business에서는 일정한 보존 정책과 삭제 절차가 뒤따릅니다.
오늘은 Microsoft의 공식 문서를 바탕으로 OneDrive 보존 및 삭제 프로세스를 쉽게 풀어 드릴게요.
(참고: Microsoft 문서 “OneDrive 보존 및 삭제” 기준) 

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🛠 OneDrive 삭제가 시작되는 시점

1. 사용자가 Microsoft 365 관리 센터에서 삭제되거나, Active Directory 동기화를 통해 계정이 제거됩니다.
   이 순간이 OneDrive 정리 프로세스의 시작점이에요.
2. 계정 삭제 정보가 SharePoint/OneDrive 시스템에 동기화됩니다. 
3. 이 시점부터 OneDrive는 삭제 예정 상태로 표시되고, 기본 보존 기간(기본값은 30일)이 적용됩니다.
   이 보존 기간은 SharePoint 관리 센터에서 설정을 바꿀 수 있어요. 

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🔐 자동 액세스 위임 (Access Delegation)

• 기본적으로, 사용자가 삭제되면 해당 사용자의 관리자(또는 보조 소유자)가 OneDrive에 대한 액세스 권한을 자동으로 받습니다. 
• 만약 관리자가 지정되지 않았거나 위임 설정이 꺼져 있다면, 액세스 권한이 부여되지 않을 수도 있어요. 
• 보조 소유자 계정을 미리 지정해 두는 게 좋습니다. 

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⏳ 보존 기간 종료 전 알림

• 보존 기간이 끝나기 7일 전, 관리자 또는 보조 소유자에게 삭제 예정 알림 메일이 발송됩니다. 
• 이 기간 동안 필요한 파일을 미리 복구하거나 백업할 수 있어요.

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🗑 사이트 컬렉션 휴지통으로 이동 + 최종 삭제

1. 보존 기간이 끝나면, 해당 사용자의 OneDrive는 사이트 컬렉션 휴지통으로 이동됩니다.
   이 휴지통에서 93일 동안 보관됩니다. 
2. 이 기간 동안 사용자는 더 이상 공유된 콘텐츠에 접근할 수 없습니다. 
3. 복구하려면 PowerShell 등을 사용해야 하고, 기본 UI에서는 복구가 어렵습니다. 
4. 93일이 지나면 모든 데이터가 영구 삭제되어 복원 불가능해집니다. 

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⚠ 보존 정책 & eDiscovery 우선 적용

• 조직에서 설정한 **보존 정책(Retention Policy)**이나 보존 레이블(Retention Label), 또는 eDiscovery 보류 조건은 이 기본 삭제 절차보다 우선됩니다.
  → 즉, 사용자가 삭제되어도 보존 정책에 포함된 콘텐츠는 삭제되지 않고 보존됩니다. 
• 따라서, 삭제 이전 시점보다 더 오래 보존되거나 삭제가 지연될 수 있어요. 

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✅ 요약 & 주의 포인트

• 사용자가 삭제되는 순간부터 OneDrive 정리 프로세스가 시작됨
• 기본 보존 기간(30일)이 지나면 93일 휴지통 보관 후 영구 삭제
• 보존 정책 또는 eDiscovery 설정이 있는 경우, 삭제 절차보다 우선 적용
• 미리 액세스 위임 설정 + 백업 전략 수립이 중요